Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische bedrijven. Dit betekent dat bedrijven zich snel moeten voorbereiden op de overstap naar PEPPOL, het netwerk voor veilige en gestandaardiseerde facturatie. In deze blog leggen we uit hoe je deze overgang soepel kunt laten verlopen met behulp van Odoo. We laten zien hoe je e-facturatie eenvoudig in Odoo kunt opzetten en hoe dit platform je ondersteunt in compliance en efficiëntie. Daarnaast bespreken we de fiscale voordelen die beschikbaar zijn voor bedrijven die moeten investeren om de omschakeling te maken. Bereid je voor op een digitale toekomst met Odoo.
Odoo heeft sinds versie 17 de erkenning als officieel PEPPOL-endpoint, wat betekent dat bedrijven via dit platform eenvoudig kunnen voldoen aan de verplichte e-facturatievereisten. Door deze integratie met PEPPOL kunnen facturen veilig en gestandaardiseerd uitgewisseld worden, wat tijd en kosten bespaart in het facturatieproces. Voor deze blog gebruiken we de nieuwste versie, Odoo 18, waarin de PEPPOL-integratie verder is geoptimaliseerd en nog gebruiksvriendelijker is gemaakt om bedrijven soepel door deze nieuwe verplichting te loodsen.
Inhoud
- Stappenplan
- Controleer of je succesvol bent geregistreerd op PEPPOL
- Controleer of je klanten PEPPOL-facturen kunnen ontvangen
- Fiscale ondersteuningsmaatregelen voor e-facturatie
- Heb je hulp nodig of zit je met vragen?
Stappenplan
Stap 1: Installeer de PEPPOL-modules
Om te beginnen, zorg je ervoor dat de benodigde PEPPOL-modules in Odoo zijn geïnstalleerd. Ga naar Apps, zoek naar “PEPPOL,” en installeer de beschikbare modules die je nodig hebt voor e-facturatie.
Stap 2: Ga naar Boekhouding Instellingen
Navigeer naar Boekhouding > Instellingen. In het instellingenmenu zoek je de PEPPOL-sectie. Dit gedeelte bevat alle opties om PEPPOL in te schakelen en je account te configureren.
Stap 3: Klik op de knop 'Versturen via PEPPOL'
In de PEPPOL-sectie zie je een knop met de tekst 'Versturen via PEPPOL'. Klik op deze knop om het registratieproces te starten.
Stap 4: Vul de nodige gegevens in
Voer de volgende gegevens in om je PEPPOL-account correct te registreren:
- Schema E-adres: voor de meeste bedrijven kan je kiezen voor schema 0208. Ben je echter een buitenlandse firma dan zijn er andere mogelijkheden.
- Eindpunt: Vul hier je btw-nummer in.
- E-mail en gsm-nummer: Deze worden gebruikt voor de verificatie van je account.
Stap 5: Verifieer met een code
Na het invullen van de gegevens ontvang je een verificatiecode op je gsm. Voer de code in om je registratie te bevestigen.
Stap 6: Voltooi de registratie
De registratie is nu voltooid, maar het kan even duren voordat je definitief bent geregistreerd in het PEPPOL-netwerk. In de tussentijd kun je alvast de laatste instellingen voltooien:
- Selecteer het juiste dagboek waarin je de verzonden en ontvangen facturen wilt opnemen.
- Kies eventueel om inkomende leveranciersfacturen automatisch in een documentenmap te plaatsen en label deze met een duidelijk PEPPOL-label.
Controleer of je succesvol bent geregistreerd op PEPPOL
Na de registratie voor PEPPOL in Odoo kan het enige tijd duren voordat je definitief geregistreerd bent. Volg de onderstaande stappen om te controleren of je registratie succesvol is voltooid.
Stap 1: Controleer de status in Odoo Boekhouding
- Ga naar Boekhouding > Instellingen en navigeer naar de PEPPOL-sectie.
- Zodra je registratie definitief is, zal de status hier bijgewerkt worden en verschijnt je PEPPOL-identificatie.
Stap 2: Controleer de PEPPOL-instellingen van je bedrijf in Contacten
- Zoek je eigen bedrijf op in Contacten en open het bedrijfsprofiel.
- Ga naar de Boekhouding-tab en kijk onder de sectie Klantfacturen.
- Hier moet je bedrijf ingesteld zijn om PEPPOL-facturen te versturen. Als dit nog niet automatisch is ingesteld, kun je dit handmatig aanpassen.
- Zodra de registratie voltooid is, zal het Eindpuntverificatie op Geldig staan. Is dit nog niet het geval, klik dan op de knop 'Controleer' om de status opnieuw op te halen.
Stap 3: Verifieer je registratie op de PEPPOL-website
- Ga naar de officiële PEPPOL-directory op https://directory.peppol.eu.
- Zoek je bedrijf op in de directory. Wanneer je registratie volledig is afgerond, zal je bedrijf zichtbaar zijn in deze lijst als erkend PEPPOL-gebruiker.
Controleer of je klanten PEPPOL-facturen kunnen ontvangen
Om te verifiëren of je klanten PEPPOL-facturen kunnen ontvangen, volg je onderstaande stappen:
- Ga naar de klantenfiche van de betreffende klant in Contacten.
- Open het tabblad Facturatie en ga naar de sectie Klantfacturen.
- Kijk bij PEPPOL Eindpuntverificatie om de status van de klant te controleren. Als je de meest recente status wilt ophalen, klik dan op de knop 'Controleer'.
Mogelijke statussen:
- Geldig: De klant kan PEPPOL-facturen ontvangen.
- Kan dit formaat niet ontvangen: De klant is geregistreerd op PEPPOL, maar kan het door jou gekozen formaat niet ontvangen. Je kunt op de PEPPOL-website nagaan welke formaten door de klant ondersteund worden.
- Niet geldig: De klant is nog niet geregistreerd op PEPPOL.
- Nog niet gecontroleerd: De klant heeft zich geregistreerd, maar de registratie is nog niet volledig afgerond.
Ondersteuningsmaatregelen voor e-facturatie
Wil je overstappen naar Odoo of moet je Odoo upgraden naar een nieuwere versie? Dan kunnen de ondersteuningsmaatregelen van de overheid wellicht interessant zijn voor jou. Met een verhoogde investeringsaftrek en kostenaftrek voor digitale investeringen en factureringssoftware wordt de investering niet alleen voordeliger, maar ben je ook meteen klaar voor de toekomst van e-facturatie.
Om deze kosten te beperken voorziet de fiscus een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voor volgende kosten (nieuw Art. 64ter, lid1,1(externe link)° WIB92):
- de kosten verbonden aan factureringspakketten voor het opstellen, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in een gestructureerde vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt in het kader van de verplichtingen opgelegd in de wet van 6 februari 2024. Dit zou volgens de Memorie van toelichting gaan om de periodieke abonnementskosten voor de factureringspakketten, evenals de advieskosten die specifiek worden gemaakt voor de voorbereiding of de operationalisering" van de e-facturering.
- het moet gaan om andere kosten dan afschrijvingen.
Voor investeringen, die worden afgeschreven op 3 jaar is er daarnaast de investeringsaftrek voor digitale investeringen (zie Investeringsaftrek). Deze aftrek bedraagt momenteel 15,5%. Dit ook enkel voor zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen. Vanaf 1 januari 2025 wordt deze aftrek verhoogd tot 20%.
Heb je hulp nodig of zit je met vragen?
Heb je hulp nodig bij het instellen van PEPPOL of nog vragen over de e-facturatievereisten? We staan klaar om je te ondersteunen! Neem gerust contact met ons op via ons contactformulier en ons team helpt je graag verder. Samen zorgen we ervoor dat je volledig klaar bent voor de overstap naar e-facturatie in 2026.